Chatbot informativo
Responde dudas frecuentes sobre servicios, horarios, ubicación, documentación necesaria o condiciones, siempre a partir del contenido que tú validas.
servicio
Chatbots y agentes de IA para empresas, en tu web y en WhatsApp
Un asistente entrenado con la información de tu negocio que contesta al momento, recoge los datos de cada consulta y reserva citas en tu agenda, también fuera de horario.
solicitar diagnóstico gratuitoMuchos clientes escriben cuando a ti no te viene bien: a última hora de la tarde, en fin de semana o mientras estás con otro cliente. Si la respuesta tarda, buscan otra opción. Un chatbot con inteligencia artificial bien planteado no sustituye la atención de tu equipo, pero cubre ese primer contacto con rapidez y con información correcta.
En ALSEN diseñamos asistentes conversacionales y agentes de IA a medida para pymes. Desde nuestra oficina de Oviedo trabajamos con negocios de Asturias y de toda España, y cada proyecto parte de tus documentos, tu forma de hablar y tus herramientas, no de una plantilla genérica.
¿Qué diferencia hay entre un chatbot y un agente de IA?
Un chatbot conversa y responde preguntas a partir de una base de información. Un agente de IA va un paso más allá: además de hablar, ejecuta acciones en tus sistemas, como consultar disponibilidad, crear una cita, registrar un contacto en el CRM o abrir una incidencia. La diferencia está en lo que puede hacer, no solo en lo que dice.
Los antiguos bots de menús, los de pulsa 1 o pulsa 2, se quedaban atascados en cuanto alguien escribía algo inesperado. Los asistentes actuales usan modelos de lenguaje tipo GPT o Claude, entienden frases naturales, piden aclaraciones y mantienen el contexto de la conversación.
Agente de captación
Hace las preguntas clave para entender qué necesita cada persona, la clasifica y pasa al equipo comercial un resumen listo para llamar.
Agente de reservas
Consulta huecos libres en tu agenda o software de reservas, propone opciones, confirma la cita y envía recordatorios.
Asistente interno
Ayuda a tus empleados a encontrar procedimientos, protocolos o fichas técnicas sin tener que preguntar a la persona de siempre.
¿En qué canales puede atender un asistente de IA?
Los canales más habituales son la web y WhatsApp Business, porque es donde ya te escriben tus clientes. También se puede conectar a Instagram, al correo electrónico o a herramientas internas como Microsoft Teams o Google Chat. Lo recomendable es empezar por el canal con más volumen de consultas y ampliar después.
En la web, el asistente aparece como una ventana de chat que resuelve dudas sobre tus servicios y guía al visitante hacia el siguiente paso: pedir presupuesto, reservar o dejar sus datos. Al ser tu propio sitio, puedes controlar el diseño, los textos de bienvenida y en qué páginas aparece.
En WhatsApp, el agente funciona a través de la WhatsApp Business API, la versión pensada para empresas que permite automatizar respuestas, usar plantillas aprobadas para avisos y recordatorios, y derivar conversaciones a una persona cuando hace falta. Es importante respetar sus normas de uso: por ejemplo, los mensajes que inicia la empresa fuera de una conversación abierta requieren plantillas y consentimiento previo.
- Una misma base de conocimiento puede alimentar varios canales a la vez.
- Las conversaciones quedan registradas para revisión y mejora.
- Se pueden fijar horarios en los que el agente solo recoge datos y avisa al equipo.
- El paso a una persona se activa con palabras clave, por tipo de consulta o si el cliente lo pide.
¿Qué tareas concretas puede resolver un agente de IA?
Puede responder preguntas frecuentes, explicar servicios, recoger datos de contacto, cualificar oportunidades, reservar, cambiar o cancelar citas, dar el estado de un pedido o expediente y enviar documentación. Todo ello conectado a tus herramientas para que la información que da sea la vigente y lo que recoge llegue ordenado a tu equipo.
Ejemplo: reservas en una clínica de fisioterapia
Imagina una clínica de fisioterapia que recibe la mayoría de peticiones por WhatsApp. Un agente podría preguntar el motivo de la consulta, si es primera visita o revisión y la franja horaria preferida, consultar la agenda clínica y ofrecer dos o tres huecos reales. Al confirmar, la cita quedaría registrada y el paciente recibiría un recordatorio el día anterior. Si la persona describe un dolor agudo o una situación que requiere valoración profesional, el agente no opinaría: avisaría a recepción para que llame. Lo desarrollamos con más detalle en el artículo sobre agentes de IA para clínicas de fisioterapia.
Ejemplo: reservas y alérgenos en un restaurante
Piensa en un restaurante que pierde llamadas en plena hora punta. Un asistente en la web y en WhatsApp podría gestionar reservas según la disponibilidad del software de reservas, responder sobre menús, opciones sin gluten o accesibilidad usando la carta actualizada, y apuntar peticiones especiales para grupos. Las dudas delicadas sobre alergias graves se derivarían siempre a una persona del equipo.
Si quieres ver más ideas según el tipo de negocio, repasamos varios escenarios en chatbots con IA por sector.
¿Cómo se entrena un chatbot con la información de tu empresa?
No se entrena desde cero: se le da acceso a una base de conocimiento con tus documentos validados, como preguntas frecuentes, catálogo de servicios, condiciones, protocolos y horarios. El modelo consulta esa información en cada respuesta, de modo que cuando cambias un dato en la fuente, el asistente lo refleja sin tener que rehacer nada.
Esta técnica se conoce como recuperación aumentada: el asistente busca los fragmentos relevantes en tus documentos y responde apoyándose en ellos. Así se reducen las respuestas inventadas y se puede limitar al agente a hablar solo de lo que está en su base.
- Reunimos el material: webs, PDF, hojas de cálculo, correos tipo y respuestas que tu equipo da a diario.
- Lo ordenamos y eliminamos contradicciones o información desactualizada.
- Definimos el tono: tuteo o usted, nivel de detalle, frases que nunca debe usar.
- Fijamos los límites: temas de los que no habla y cuándo debe pasar a una persona.
- Preparamos una batería de preguntas reales para comprobar respuestas antes de publicar.
La calidad del asistente depende mucho de la calidad de esa base. Por eso dedicamos tiempo a revisarla contigo, y en muchos casos el propio proceso sirve para ordenar información que estaba dispersa en la cabeza de dos o tres personas.
¿Con qué herramientas se conecta el agente?
El agente se conecta con las herramientas donde ya vive tu información: CRM, agenda o software de reservas, ERP, Google Workspace, Microsoft 365, hojas de cálculo o el programa de gestión de tu sector. Para orquestar esas conexiones solemos usar plataformas como n8n o Make, o la API del propio programa cuando la ofrece.
- Calendario o agenda: consulta de huecos libres y creación de citas en tiempo real.
- CRM: alta de contactos, notas de la conversación y asignación al comercial.
- ERP o programa de pedidos: estado de un pedido, plazos de entrega o disponibilidad de stock.
- Correo y mensajería interna: aviso al equipo con un resumen cuando algo requiere intervención.
Ejemplo: cualificación de contactos en una inmobiliaria
Una inmobiliaria podría usar un agente que, ante cada consulta sobre un piso, preguntase si busca compra o alquiler, presupuesto aproximado, zona y plazos. Con esas respuestas crearía la ficha en el CRM inmobiliario, la etiquetaría por prioridad y propondría visita solo a quien encaje con el inmueble. El agente comercial recibiría un resumen breve en lugar de una conversación completa que leer.
Cuando el reto está más en la trastienda que en la conversación, combinamos el agente con automatización de procesos internos para que cada solicitud siga su curso sin intervención manual.
¿Cuáles son los pasos para poner en marcha tu asistente?
El proyecto sigue nuestro método de diagnóstico, piloto, implantación y medición. Primero vemos qué preguntas reciben y por qué canal, después montamos un prototipo con un alcance limitado, lo conectamos a tus sistemas cuando funciona bien y, por último, revisamos conversaciones reales para mejorar respuestas y ampliar funciones.
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1. Análisis de consultas
Revisamos qué te preguntan, por dónde y a qué horas. Con eso decidimos el canal de arranque y las tareas que el asistente debe cubrir desde el primer día.
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2. Base de conocimiento y tono
Recopilamos y depuramos la información, y escribimos las instrucciones que marcan cómo habla, qué evita y cuándo deriva.
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3. Prototipo y pruebas
Montamos una versión de prueba que tu equipo puede usar para intentar romperla. Cada fallo detectado se corrige antes de que la vea un cliente.
04
4. Conexión y publicación
Lo integramos con la agenda, el CRM o lo que corresponda, y lo activamos en el canal elegido. Las primeras herramientas suelen estar listas en 2-4 semanas.
05
5. Revisión continua
Analizamos conversaciones, preguntas sin respuesta y derivaciones para ajustar contenidos y decidir nuevas capacidades.
¿Es seguro usar un chatbot con datos de clientes?
Puede serlo si se diseña con cuidado. Informamos al usuario de que habla con un asistente automático, pedimos solo los datos necesarios, recogemos el consentimiento cuando hace falta y aplicamos el RGPD en el almacenamiento y acceso. En sectores con datos de salud o legales podemos optar por despliegues privados y límites más estrictos.
En negocios como las clínicas dentales o las consultas sanitarias, el asistente se limita a tareas administrativas: citas, horarios, preparación de la visita o documentación. Nunca da diagnósticos ni recomendaciones clínicas, y cualquier duda médica se deriva al profesional.
- Aviso claro al inicio de la conversación de que se trata de un asistente de IA.
- Enlace a la política de privacidad y recogida de consentimiento cuando corresponda.
- Conservación de conversaciones durante el tiempo justo y con acceso restringido.
- Instrucciones para no pedir ni almacenar información que no sea necesaria.
¿Cómo se mide si el asistente está funcionando?
Se mide con indicadores sencillos: cuántas conversaciones atiende, cuántas resuelve sin intervención, cuántas citas o contactos genera, qué preguntas quedan sin responder y cuánto tarda en llegar la primera respuesta. Revisar esos datos cada pocas semanas permite mejorar la base de conocimiento y decidir si merece la pena ampliar canales o funciones.
No prometemos cifras de conversión, porque dependen de tu sector, tu web y tu tráfico. Lo que sí hacemos es dejar preparado un panel con esas métricas para que veas la evolución con tus propios datos. Si te interesa profundizar en cómo valorar la inversión, puedes empezar por nuestra calculadora de ROI.
Muchas empresas de la región nos preguntan por dónde empezar con estas herramientas. En la página sobre inteligencia artificial para empresas de Asturias explicamos cómo trabajamos en Oviedo, Gijón y Avilés, y si prefieres conversar directamente puedes contarnos tu caso.
preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes sobre chatbots y agentes ia
¿El chatbot puede inventarse respuestas?
Es un riesgo de cualquier modelo de lenguaje, por eso lo reducimos limitando al asistente a tu base de conocimiento, dándole instrucciones de reconocer cuándo no sabe algo y probando con preguntas reales antes de publicarlo. Ante la duda, el agente deriva a una persona en lugar de improvisar.
¿Puedo usar mi número actual de WhatsApp?
Depende de cómo lo uses hoy. Para automatizar con la WhatsApp Business API el número debe darse de alta en esa modalidad, lo que puede implicar dejar de usarlo en la aplicación normal. Lo revisamos contigo antes y, si conviene, se puede habilitar un número nuevo para el asistente.
¿Qué pasa cuando un cliente quiere hablar con una persona?
El asistente lo detecta y transfiere la conversación al equipo, con un resumen de lo hablado para que nadie tenga que volver a preguntar lo mismo. Fuera de horario, recoge los datos de contacto y avisa para que alguien responda en cuanto sea posible.
¿El asistente puede atender en varios idiomas?
Sí. Los modelos actuales entienden y responden en castellano, inglés y muchos otros idiomas. Conviene decidir de antemano en qué idiomas quieres atender y revisar que la base de conocimiento cubre bien esos casos, sobre todo si recibes turistas o clientes extranjeros.
¿Cuánto mantenimiento necesita un chatbot?
Poco, pero alguno. Cada vez que cambian servicios, horarios o condiciones hay que actualizar la base de conocimiento, y es recomendable revisar periódicamente las preguntas sin respuesta. Podemos dejar a alguien de tu equipo preparado para hacerlo o encargarnos nosotros.
¿Sirve para un negocio pequeño con pocas consultas?
Puede servir si las consultas llegan en momentos en que no puedes atenderlas, o si son muy repetitivas. En el diagnóstico gratuito valoramos el volumen y el tipo de mensajes para decirte con honestidad si compensa o si hay soluciones más sencillas.
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¿Hablamos de chatbots y agentes ia para tu empresa?
Te contamos qué tiene sentido en tu caso, por dónde empezar y qué necesitarías. Diagnóstico gratuito y sin compromiso.